Parliamo di conformità documentale, detta anche compliance. Sappiamo tutti essere un fattore chave per le attività correnti e il successo di un’azienda, ma vi siete mai domandati il perché? Il fatto che la compliance aziendale abbia funzioni preventive per tutelare la vostra impresa nell’ambito delle normative del vostro settore e nella gestione del rischio, non è in discussione. Ma andiamo oltre.
Houston, abbiamo un problema. Il problema è che continuare a pensare alla compliance come ad un serie di adempimenti, può funzionare sì nel breve periodo ma il rischio, concreto, è di relegarlo ad un semplice fatto burocratico. Quando è vero il contrario. Il tema della compliance può anzi deve innescare un processo organizzativo che porti a un nuovo modo di pensare (e di agire) a difesa del business e a sviluppo dello stesso.
Non è soltanto l’insieme dei processi e delle attività che un’azienda mette in attivo per essere conforme alle leggi nazionali e regionali, ai regolamenti e alle norme interne all’organizzazione: mettere al centro la compliance aziendale è attivare un controllo attivo, costante e globale sul proprio business. Lungo tutta la filiera del personale, dal management ai fornitori.
Fidarsi dei fornitori è fondamentale. Ma sappiamo controllare?
In un mercato globale sempre più rapido e competitivo, le aziende non possono non avere un numero anche molto grande di fornitori per ottenere quei prodotti e servizi necessari al proprio business, dalle materie prime ai prodotti finiti. Di conseguenza, i fornitori non solo svolgono un ruolo fondamentale nel successo di un’azienda ma la scelta stessa dei fornitori si rivela decisiva. Bastano pochi fornitori inadeguati per mettere seriamente a rischio l’intero business.
Diventa quindi importantissimo stabile dei criteri e delle procedure tali per cui i fornitori siano tenuti a seguire tutte le normative e gli standard previsti. Per garantire la sicurezza sia dei prodotti che degli utenti finali. È qui che entra in gioco la conformità documentale, quel processo di verifica che i vostri fornitori dispongano della documentazione necessaria, e sempre aggiornata, per dimostrare che operano in conformità con le normative e gli standard pertinenti. Parliamo di certificati, licenze, rapporti di prova e altri documenti similari. Durc, Duvri, Durf, assicurazioni obbligatorie e tanti altri adempimenti.
Protezione. Riduzione rischio. Reputazione.
Proteggere i consumatori. Dire che il consumatore è al centro dei pensieri di un’azienda non è retorico, è un passaggio fondamentale. In alcuni settori industriali il rischio è più elevato, e proteggere i consumatori da prodotti potenzialmente pericolosi è cruciale. In moltissimi settori piccole deviazioni dagli standard possono avere gravi conseguenze. Preoccuparsi che tutti i fornitori seguano le normative e gli standard pertinenti è rispettare la conformità documentale e fare al meglio il proprio business.
Riduzione del rischio. Se il rischio zero non esiste, la conformità documentale aiuta a ridurre al minimo il rischio di responsabilità per le aziende. Verificando che i fornitori operino in conformità alle normative e agli standard, le aziende possono dimostrare – anche in sede legale – di aver adottato tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza dei loro prodotti. Ha senso investire tanti soldi in sicurezza e non avere un sistema di tracciamento e archiviazione digitale dei processi di conformità documentale? No, non ha senso.
La nostra reputazione come migliore alleata. Jeff Bezos sostiene che la reputazione è che si dice di te quando esci dalla stanza. La reputazione della nostra azienda non è l’idea che abbiamo noi, è ciò che pensano gli altri. Migliorare la propria reputazione è dimostrare un impegno per la sicurezza e la qualità, semplificando le operazioni: la conformità documentale aiuta a semplificare le operazioni, riduce le ripetute ispezioni e gli audit. Documentazione necessaria alla mano, i fornitori possono essere verificati in modo facile e rapido. Ridurre il tempo e le risorse necessarie alle verifiche di conformità è velocizzare il lavoro, avendo tutto tracciato e disponibile sull’applicazione web.
Se la conformità documentale è un requisito legale.
In molti settori industriali la conformità documentale è un requisito legale. Garantendo che i fornitori seguano tutti i regolamenti e gli standard pertinenti, le aziende possono evitare costose sanzioni e multe per non conformità. In conclusione, la conformità documentale è una componente fondamentale per garantire la sicurezza dei prodotti e degli utenti finali. Verificando che i fornitori dispongano della documentazione necessaria, l’azienda può ridurre al minimo i rischi, migliorare la propria reputazione, semplificare le operazioni e garantire la conformità alle normative. Management, uffici acquisti, controllo di gestione, Rspp, addetti alla sicurezza: tutte le figure aziendali che s’interfacciano con i fornitori hanno la certezza che i fornitori stiano operando in modo sicuro e conforme.
Kati è la soluzione.
KATI è il software web-based ideato e realizzato esclusivamente per la compliance documentale. Accessibile in tempo reale da qualsiasi postazione Internet, KATI traccia e gestisce tutte le scadenze e le certificazioni di chi ha accesso fisico ai luoghi di produzione (stabilimenti e siti produttivi), valida la conformità dell’azienda fornitrice e dei suoi lavoratori. È responsive, è personalizzabile in base alle richieste del cliente, può dialogare con altri software gestionali (es: SAP), garantisce livelli differenti di privilegi degli utenti. Riduzione del rischio di sanzioni, raccolta documentale e verifica della completezza dei documenti. KATI è agilità, chiarezza, completezza dei dati, responsabilità aziendale.
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