Parliamo di compliance aziendale. Cercando di farlo in modo chiaro e semplice, pur senza negare la complessità del concetto. Compliance è ciò che in italiano chiamiamo conformità. Compliance aziendale è l’insieme di tutte quelle attività, in prevalenza di prevenzione, che vanno a salvaguardare l’azienda da specifici rischi connessi all’attività lavorativa.
Facciamo subito un esempio. Un fornitore della nostra azienda non è in regola con il Documento unico di regolarità contributiva, più conosciuto come DURC. In caso di controlli delle autorità preposte, le sanzioni possono colpire non solamente il fornitore ma anche la nostra azienda.
Facciamo un secondo esempio. Un dipendente si appropria indebitamente di beni o risorse dell’azienda. L’azienda può tutelarsi solo se ha predisposto un organigramma aziendale con precisi livelli di responsabilità e di vigilanza, in modo tale da individuare con precisione sia il bene sottratto sia la responsabilità individuale del dipendente, attivare le procedure di recupero del bene e le sanzioni al dipendente infedele.
La compliance ha oggi una grande rilevanza nelle organizzazioni aziendali, e naturalmente cambia ogni mese adeguandosi ai cambiamenti normativi. Perché il cuore della compliance è tutelare l’integrità del business aziendale: laddove si apre una falla, la navigazione inizia ad avere dei problemi. Occuparsi di compliance è dunque pensare e agire a tutela del nostro business.
COMPLIANCE È REPUTAZIONE
L’ombrello della compliance è grande, vi rientrano le leggi nazionali, le direttive UE, le leggi regionali e gli ordinamenti del Comune di residenza, e naturalmente i regolamenti interni, le policy aziendali e tutte le pratiche che regolano la conformità e la vita interna della nostra organizzazione. Ma è un ombrello che ripara, e che tutela il datore di lavoro quanto i dipendenti e i collaboratori esterni.
Poiché investe le questioni legali, per definizione questioni sensibili, la compliance è un formidabile strumento di reputazione. Godere di buona reputazione rappresenta senza dubbio un vantaggio economico per l’azienda. Reputazione che non si traduce soltanto in buona gestione ma nella capacità di influenzare le scelte dei clienti e dei partner commerciali, una garanzia per gli stakeholder che trovano un maggiore vantaggio nell’investire risorse in un’azienda stabile e di qualità.
Rendere un’azienda conforme alla legge è compito di tutti, a cominciare dalle figure apicali. Il decreto legislativo 231 del 2001, intitolato “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche”, ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano la responsabilità amministrativa delle persone giuridiche per i reati commessi dalle figure apicali come dalle persone sottoposte alla vigilanza delle figure apicali, sia a vantaggio che a danno dell’azienda. In definitiva: rendere l’azienda conforme alla legge, definire standard di condotta, mitigare il più possibile qualsiasi rischio.
CONSIGLI PER LA COMPLIANCE? GIUSTA MENTALITÀ E STRUMENTI GIUSTI
La compliance parte da un approccio corretto. È certamente un ambito complesso e interdisciplinare e come tale esistono modalità differenti per approcciarsi. Ogni azienda deve partire dalla propria cultura, dalle proprie regole scritte e non scritte, deve conoscere le norme e predisporsi ad applicare al meglio una compliance aziendale che possa tutelare l’azienda.
Uno strumento informatico – dinamico e in continua evoluzione – per la riduzione del rischio e la gestione della conformità normativa si chiama Kati. Kati è un software web-based creato da Len Solution che permette di tracciare e gestire tutte le scadenze e le certificazioni della propria impresa e dei fornitori che accedono fisicamente ai luoghi di produzione. È ideale per gli RSPP, per le portinerie aziendali, per i responsabili amministrativi: li supporta nel processo di acquisizione della documentazione di legge come, ad esempio, DURC, DUVRI, DURF, assicurazioni, documenti anagrafici, LUL o UNI-LAV, GREENPASS e altri documenti richiesti dall’azienda. Kati è personalizzabile sulle esigenze dell’azienda, è configurabile per livelli di responsabilità e ruolo, ha un sistema di notifica scadenze con notifiche push, consente l’archiviazione digitale in cloud e sistema di backup su due livelli.
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