KATI: Software Gestione Fornitori by Len Solution

Riassunto

KATI è la piattaforma web-based sviluppata da Len Solution Srl per la gestione documentale fornitori e la conformità al D.Lgs. 81/08. Scopri i suoi moduli principali, l'architettura dei ruoli e perché è pensata specificamente per le aziende italiane.

Quando un’azienda inizia a cercare un software gestione fornitori, si trova spesso davanti a una scelta complicata: soluzioni internazionali generaliste, sistemi di document management adattati alla bisogna, o piattaforme verticali pensate fin dall’origine per la conformità normativa italiana. KATI nasce proprio per rispondere a questa terza esigenza: un software gestione fornitori sviluppato da Len Solution Srl, azienda con sede a Cavriago (RE), pensato specificamente per le aziende italiane che devono gestire fornitori esterni, manutentori e subappaltatori nel rispetto del D.Lgs. 81/08.

Cos’è KATI, in breve

KATI è una piattaforma web-based, completamente accessibile da browser senza necessità di installazioni client-side, ospitata su infrastruttura cloud OVHcloud certificata ISO 27001. È stata progettata per digitalizzare l’intero ciclo di vita del rapporto con i fornitori: dalla prima qualifica alla validazione documentale, dal controllo accessi fisico alla misurazione della performance nel tempo. Non è un singolo strumento, ma un ecosistema di moduli che lavorano insieme attorno a un nucleo comune: lo stato di conformità del fornitore.

I moduli principali, in panoramica

Gestione documentale e qualifica fornitori. Il cuore della piattaforma: raccolta, verifica e monitoraggio nel tempo di tutti i documenti necessari a dimostrare l’idoneità tecnico-professionale di un fornitore. Il sistema a colori (verde, giallo, rosso, grigio) rende immediatamente comprensibile lo stato di ogni azienda fornitrice.

Questionari intelligenti e qualifica automatizzata. KATI permette di sostituire l’assegnazione manuale dei requisiti con questionari a logica condizionale, che attivano automaticamente solo i documenti pertinenti all’attività reale di ciascun fornitore.

Rischi, misure e DUVRI automatico. Un catalogo rischi strutturato e un motore di generazione automatica permettono di produrre il Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze in pochi click, partendo da un archivio sempre aggiornato.

Controllo accessi e portineria digitale. Tre modalità operative — standard, badge RFID e complessa — permettono di collegare la conformità documentale al momento concreto dell’ingresso fisico in stabilimento, negando l’accesso a chi non è in regola.

Indici di performance e dashboard. Oltre al semplice stato verde/rosso, KATI calcola automaticamente indicatori numerici di puntualità, qualità documentale e livello di certificazione, visualizzabili su dashboard personalizzate per ogni ruolo.

Reportistica completa. Un motore di reportistica genera documenti PDF (DUVRI, registro accessi, questionari compilati) e fogli Excel pronti per audit, ispezioni e verifiche interne, eliminando la necessità di ricostruire manualmente la documentazione in situazioni di urgenza.

Un sistema di ruoli pensato per organizzazioni reali

Una delle caratteristiche distintive di KATI è la profondità del suo sistema di ruoli: dall’Amministratore Full, con accesso completo, al Gestore di Sistema che configura requisiti e profili, dal Validatore che approva o rifiuta i documenti, all’Utente Fornitore che gestisce il proprio portale self-service, fino all’operatore di Portineria che verifica gli accessi in tempo reale. Questa architettura permette a ciascuna persona coinvolta nel processo di vedere esattamente ciò che le serve, senza sovraccarico informativo e senza rischi di accesso a dati non pertinenti al proprio ruolo.

La sicurezza dei dati come priorità, non come opzione

Lavorare con KATI significa affidare a Len Solution Srl la gestione di documenti sensibili: certificati medici, polizze assicurative, dati dei dipendenti dei fornitori. Per questo motivo la sicurezza dei dati è strutturata su due livelli complementari: un livello di accessi, con permessi granulari assegnati tramite il sistema di ruoli, e un livello infrastrutturale, con l’hosting su server certificati ISO 27001. Il software opera nel pieno rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), con il cliente che mantiene la responsabilità sull’inserimento e la validazione dei propri dati, supportato da Len Solution con procedure chiare per la portabilità e la cancellazione dei dati in caso di necessità.

Perché un software italiano fa la differenza

Affidarsi a un software gestione fornitori sviluppato da una software house italiana significa avere un interlocutore che conosce a fondo il contesto normativo nazionale — D.Lgs. 81/08, requisiti per gli appalti pubblici, prassi ispettive di ASL e Ispettorato del Lavoro — senza le complessità di comunicazione e fuso orario che spesso accompagnano i fornitori internazionali. Significa anche poter contare su un supporto diretto in lingua italiana, un aspetto che si rivela determinante proprio nei momenti di maggiore urgenza, come la preparazione a un audit o un’ispezione imminente.

A chi si rivolge KATI

KATI è pensato per aziende di diverse dimensioni e settori che condividono una caratteristica comune: lavorano con fornitori esterni che operano, anche solo occasionalmente, all’interno dei propri stabilimenti o cantieri. Aziende manifatturiere con appalti di manutenzione, committenti con cantieri temporanei, organizzazioni con flussi elevati di accesso di personale esterno: tutte trovano in KATI uno strumento capace di adattarsi alla propria complessità organizzativa, grazie a un sistema di abilitazioni modulare che permette di attivare solo le funzionalità realmente necessarie.

Capire se KATI è la scelta giusta per la tua azienda

Se la tua azienda sta valutando l’adozione di un software gestione fornitori e vuoi capire quali criteri considerare prima di scegliere, ti consigliamo di leggere la nostra guida dedicata al software per la sicurezza sul lavoro, pensata per orientarti tra le diverse soluzioni disponibili sul mercato e per capire quali domande porre a ogni fornitore software durante la fase di valutazione.

KATI rappresenta il risultato di anni di esperienza diretta di Len Solution Srl nel supportare aziende italiane nella gestione della conformità fornitori. Non è un software generico adattato all’occorrenza, ma una piattaforma costruita specificamente attorno alle esigenze normative italiane, con un’attenzione particolare alla chiarezza operativa, alla sicurezza dei dati e al supporto diretto in lingua italiana.

Domande frequenti su KATI

KATI è adatto anche a piccole e medie imprese, o solo a grandi aziende? KATI è progettato con un sistema di abilitazioni modulare: ogni azienda attiva solo le funzionalità realmente necessarie alla propria complessità organizzativa. Questo lo rende adatto sia a PMI con un numero limitato di fornitori, sia a grandi gruppi con centinaia di aziende fornitrici da gestire.

È necessario installare qualcosa per usare KATI? No. KATI è una piattaforma completamente web-based: è sufficiente un browser per accedere a tutte le funzionalità, sia per gli utenti interni che per i fornitori che caricano la propria documentazione.

Quanto tempo richiede l’attivazione di KATI in una nuova azienda? I tempi variano in base alla complessità dell’organizzazione e al numero di fornitori da migrare nel sistema. Len Solution Srl affianca ogni cliente in un percorso di attivazione guidato, per garantire una transizione fluida dai metodi precedenti di gestione documentale.